¿CÓMO CREAR UNA OFICINA VIRTUAL PARA OFRECER SERVICIOS PROFESIONALES?

Son menos gastos; pero también exige mucha responsabilidad. Muchas de las trancas que un emprendedor se autoimpone al tratar de darle arranque a su idea o proyecto es el espacio físico en el cual ubicará su empresa: pagar renta, un lugar representativo, contar con el personal adecuado; en fin sólo visualiza gastos, gastos y más gastos. La realidad nos está llevando por otro rumbo, no necesariamente hay que rentar un lugar para tener una oficina, cuando en realidad puedes tener tu oficina virtual.

La oficina virtual es un lugar intangible donde puedes ejercer todas las funciones propias de tu negocio tal cual si se tratase de una oficina física. Por lo general este tipo de oficinas ofrece productos y servicios a los clientes, teniendo como característica resaltante una atención personalizada las 24 horas del día. El ahorro en gastos es considerable, no solo por la renta, sino también por sueldos y salarios, pago de servicios básicos, impones tu propio ritmo de trabajo y puedes evitarte incluso gastos de gasolina. Este ahorro puede verse igualmente reflejado en una mayor productividad por la reducción de tiempos y costos.

La mejor opción para iniciar un negocio

Al iniciar un negocio lo que deseas es arriesgar lo menos posible el capital y una oficina virtual es por tanto la mejor opción. Es sumamente práctica porque todas las operaciones se pueden realizar en línea. Puedes ofrecer servicios a precios más competitivos gracias al significativo ahorro que la oficina te garantiza. Los equipos primarios a utilizar son un computador y un teléfono, por tanto puedes trabajar desde cualquier lugar, abarcando incluso la realización de actividades cotidianas sin descuidar el negocio.

Ahora bien, aunque se vea bastante atractivo, el decidir por una oficina virtual debe contemplar contar con un lugar físico para acordar reuniones y de vez en cuando tener un contacto directo con clientes potenciales o compañeros de trabajo. Esto podría ser una desventaja, así como también el hecho de que todos los servicios virtuales como por ejemplo una recepcionista o secretaria virtual se sienta tan automatizada que la imagen real del negocio se vea afectada. 

La gran mayoría de los clientes desean una atención personalizada. El hecho de tener una oficina virtual no quiere decir que no cuentes con un equipo de trabajo, sólo que este puede ser menor que el requerido por las oficinas físicas, y aquí entra otro detalle a considerar: la dirección y coordinación de este personal. Se debe tener presente una buena política de comunicación y control para que resulte como lo esperado.

Responsabilidad ante todo

Tal vez parezca sencillo, pero para que una oficina virtual sea realmente efectiva se debe llevar bajo principios de responsabilidad, organización, planificación, automotivación y orientación a resultados. Muchas veces se confunde la oficina virtual con desorden, flexibilidad con relajo.

Para finalizar es bueno recalcar que el objetivo por el cual se usan las oficinas virtuales determina la forma en que se usan, por lo que se debe analizar con detenimiento las características de tu negocio y determinar si vale la pena llevarlo a través de una oficina virtual.